Quyết định số 01/2014/QĐ-UBND của UBND Tỉnh Bình Dương : Ban hành Quy định công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bình Dương

ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH BÌNH DƯƠNG
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập Tự do Hạnh phúc
Số: 01/2014/QĐ UBND
Thủ Dầu Một, ngày 13 tháng 01 năm 2014
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY ĐỊNH CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH DƯƠNG
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
Căn cứ Thông tư số 09/2011/TT BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;
Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 794/TTr SNV ngày 16 tháng 12 năm 2013,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bình Dương.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày, kể từ ngày ký.
Đối với Ủy ban nhân dân cấp xã thì thực hiện theo Quyết định số 53/2012/QĐ UBND ngày 12/12/2012 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Dương ban hành Quy định quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh Bình Dương.
Bãi bỏ Quyết định số 61/2009/QĐ UBND ngày 17/8/2009 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Dương ban hành Quy định công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
Nơi nhận:
Văn phòng Chính phủ;
Cục kiểm tra VBQPPL (BTP);
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
TT.TU, TT.HĐND, Đoàn ĐBQH tỉnh;
CT, các PCT UBND tỉnh;
Các sở, ban, ngành (19);
UBND huyện, thị xã, thành phố;
TT Công báo tỉnh, Website tỉnh;
LĐVP, Lh, HC, TH;
Lưu: VT 45
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Lê Thanh Cung
QUY ĐỊNH
CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH DƯƠNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 01/2014/QĐ UBND ngày 13 tháng 01 năm 2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Dương)
Chương 1.
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Quy định này quy định về công tác lưu trữ và quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bình Dương.
2. Quy định này áp dụng đối với các sở, ban, ngành, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức chính trị xã hội nghề nghiệp, đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp Nhà nước và Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố trên địa bàn tỉnh (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).
Điều 2. Giải thích từ ngữ
Trong Quy định này, các từ ngữ sau đây được hiểu như sau:
1. “Hồ sơ” là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
2. “Lập hồ sơ" là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
3. “Danh mục hồ sơ” là bảng kê hệ thống hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một năm kèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ.
4. “Tài liệu” là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác.
5. “Tài liệu lưu trữ” là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
6. “Tài liệu lưu trữ điện tử” là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.
7. “Hoạt động lưu trữ” là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.
8. “Lưu trữ cơ quan” là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
9. “Lưu trữ lịch sử” là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác.
10. “Phông lưu trữ” là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân.
11. “Thu thập tài liệu” là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
12. “Chỉnh lý tài liệu” là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
13. “Xác định giá trị tài liệu” là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.
14. “Chứng thực lưu trữ” là xác nhận của cơ quan, tổ chức hoặc Lưu trữ lịch sử tỉnh về nội dung thông tin bản chứng thực hoặc bản sao tài liệu lưu trữ do Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử tỉnh đang quản lý thực hiện.
Điều 3. Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ
1. Ủy ban nhân dân tỉnh thống nhất quản lý tài liệu Lưu trữ cơ quan và tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh.
2. Hoạt động lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật.
Điều 4. Kinh phí cho công tác lưu trữ
Kinh phí cho công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức được bố trí trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm và được sử dụng vào các công việc sau đây:
1. Xây dựng cải tạo kho lưu trữ.
2. Mua sắm thiết bị, phương tiện bảo quản và phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ.
3. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
4. Tu bổ, phục chế, lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ.
5. Công bố, giới thiệu, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ.
6. Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ.
7. Sưu tầm, mua tài liệu lưu trữ quý, hiếm.
8. Các hoạt động phục vụ hiện đại hóa công tác lưu trữ.
Điều 5. Chính sách của Nhà nước về lưu trữ
1. Bảo đảm kinh phí, nguồn nhân lực trong việc bảo vệ, bảo quản an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
2. Tập trung hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật và ứng dụng khoa học, công nghệ trong hoạt động lưu trữ.
3. Thừa nhận quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ; khuyến khích tổ chức, cá nhân hiến tặng, ký gửi, bán tài liệu lưu trữ của mình cho Nhà nước, đóng góp, tài trợ cho hoạt động lưu trữ và thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ.
4. Tăng cường mở rộng hợp tác quốc tế trong hoạt động lưu trữ.
Điều 6. Quản lý tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ
1. Những tài liệu sau đây của cá nhân, gia đình, dòng họ (sau đây gọi chung là cá nhân) có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đối với xã hội được đăng ký thuộc Lưu trữ lịch sử tỉnh:
a) Gia phả, tộc phả, bằng, sắc phong, tài liệu về tiểu sử;
b) Bản thảo viết tay, bản in có bút tích, công trình nghiên cứu khoa học, sáng tác, thư từ trao đổi;
c) Phim, ảnh; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử;
d) Công trình, bài viết về cá nhân;
đ) Ấn phẩm, tài liệu do cá nhân sưu tầm được.
2. Lưu trữ lịch sử tỉnh có trách nhiệm xác định giá trị tài liệu của cá nhân thuộc Lưu trữ lịch sử tỉnh quy định tại khoản 1 Điều này.
3. Cá nhân có tài liệu có các quyền sau đây:
a) Được đăng ký tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh và hướng dẫn, giúp đỡ về kỹ thuật bảo quản, tạo điều kiện để phát huy giá trị tài liệu quy định tại khoản 1 Điều này;
b) Quyết định việc hiến tặng, ký gửi tài liệu cho Lưu trữ lịch sử tỉnh;
c) Thỏa thuận việc mua bán tài liệu;
d) Được ưu tiên sử dụng tài liệu đã hiến tặng;
đ) Cho phép người khác sử dụng tài liệu ký gửi tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, nhưng không được xâm hại an ninh quốc gia, lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân;
e) Được Nhà nước khen thưởng theo quy định của pháp luật.
4. Cá nhân có tài liệu có các nghĩa vụ sau đây:
a) Chỉ được hiến tặng hoặc bán cho Lưu trữ lịch sử tỉnh các tài liệu liên quan đến an ninh quốc gia;
b) Trả phí bảo quản theo quy định của pháp luật đối với tài liệu ký gửi tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, trừ tài liệu đã được đăng ký.
Điều 7. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý về lưu trữ, áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ; ban hành quy chế về công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình; bố trí công chức làm công tác lưu trữ phải đúng tiêu chuẩn ngạch, bậc chuyên môn theo quy định.
Điều 8. Đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ lưu trữ
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức theo chức năng, nhiệm vụ của mình có trách nhiệm lập kế hoạch, tham mưu và phối kết hợp với các tổ chức có đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật để đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ lưu trữ.
Điều 9. Người làm lưu trữ
1. Người làm lưu trữ ở cơ quan, tổ chức phải có đủ các tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật; được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi tương ứng trong cơ quan, tổ chức và được hưởng phụ cấp ngành nghề đặc thù, chính sách ưu đãi khác theo quy định của pháp luật.
2. Người làm lưu trữ không thuộc các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này phải được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi của người lao động làm việc trong cơ quan, tổ chức đó.
3. Người được giao kiêm nhiệm làm lưu trữ phải được bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và những kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc.
Điều 10. Các hành vi bị nghiêm cấm
1. Chiếm đoạt, làm hỏng, làm mất tài liệu lưu trữ.
2. Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ.
3. Mua bán, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu lưu trữ.
4. Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
5. Mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài trái phép.
Chương 2.
HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ
Mục 1: LẬP HỒ SƠ, THU THẬP VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 11. Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo kiểm tra, hướng dẫn công tác ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan hàng năm, chỉ đạo công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với các đơn vị trực thuộc.
2. Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính, người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ:
a) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với các đơn vị trực thuộc;
b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức mình.
3. Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
4. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao giải quyết, theo dõi và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho cơ quan hoặc người kế nhiệm.
Điều 12. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1. Nội dung việc lập hồ sơ bao gồm:
a) Mở hồ sơ;
b) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ;
c) Kết thúc và biên mục hồ sơ.
2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập:
a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan, tổ chức;
b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;
c) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
Điều 13. Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan
1. Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
2. Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
3. Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; lập thủ tục hủy tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức.
Điều 14. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định như sau:

Download file PDF văn bản: Quyết định số 01/2014/QĐ-UBND của UBND Tỉnh Bình Dương : Ban hành Quy định công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bình Dương
>> http://cdn.vanbanphapluat.com/downloadvanban/Quyet-dinh-so-01-2014-QD-UBND-cua-UBND-Tinh-Binh-Duong-Ban-hanh-Quy-dinh-cong-tac-luu-tru-tren-dia-ban-tinh-Binh-Duong.pdf

Đăng bởi Huyền Nguyễn Tags: Quy định công tác lưu trữ, Quy định công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bình Dương, quyết định, quyết định ban hành Quy định công tác lưu trữ, Quyết định số 01, Quyết định số 01/2014/QĐ-UBND, Quyết định số 01/2014/QĐ-UBND của UBND Tỉnh Bình Dương, tải Quyết định số 01/2014/QĐ-UBND của UBND Tỉnh Bình Dương, UBND, UBND tỉnh